第1篇基础篇

第1章初识Office 2010

本章视频教学录像：17分钟

高手指引

Office 2010是办公软件集合，主要包括Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010等组件。通过Office 2010，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，以及电子邮件收发等功能。

重点导读

认识Office 2010及其组件

了解三大组件的安装与卸载

了解软件版本的兼容

1.1 Office 2010及其组件

本节视频教学录像：3分钟

Office 2010办公软件中包含Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010、Outlook 2010、Access 2010、Publisher 2010、InfoPath 2010和OneNote等组件。Office 2010中最常用的3大办公组件分別为Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010。

1．文档创作与处理——Word 2010

Word 2010是一款强大的文字处理软件。使用Word 2010，可以实现文本的编辑、排版、审阅和打印等功能。

2．电子表格——Excel 2010

Excel 2010是一款强大的数据表格处理软件。使用Excel 2010，可对各种数据进行分类统计、运算、排序、筛选和创建图表等操作。

3．演示文稿—PowerPoint 2010

PowerPoint 2010是制作演示文稿的软件。使用PowerPoint 2010，可以使会议或授课变得更加直观、丰富。

1.2 三大组件的安裝与卸载

本节视频教学录像：2分钟

软件使用之前，首先要将其移植到计算机中，此过程为安装；如果不想使用此软件，可以将其从计算机中清除，此过程为卸载。本节介绍Office 2010三大组件的安装与卸载。

1.2.1 电脑配置要求

要安装Office 2010，计算机硬件和软件的配置要达到以下要求。

1.2.2 安装与卸载

电脑配置达到要求后就可以安装与卸载Office软件了。

1．安装Office 2010

安装Office 2010，首先要启动Office 2010的安装程序，按照安装向导的提示来完成软件的安装。

1 将光盘放入计算机的光驱中，系统会自动弹出安装提示窗口。

2 在弹出的对话框中阅读软件许可条款，单击选中【我接受此协议的条款】复选框，单击【继续】按钮，在弹出的对话框中选择安装类型，这里选择单击【自定义】按钮。

提示单击【立即安装】按钮可以在默认的安装位置安装默认组件，单击【自定义】按钮可以自定义安装的位置和组件。

3 在弹出的对话框中可以设置升级选项，还可以自定义程序的运行方式以及软件的安装位置，单击【立即安装】按钮。

4 开始安装软件，在弹出的对话框中显示目前安装的进度。

5 安装完成之后，单击【关闭】按钮，即可完成安装。

6 弹出【安装】对话框，单击【是】按钮，重启电脑，即可完成安装。

提示如果安装文件已经存储在本地硬盘中，可以找到并双击安装文件，即可进入软件的安装提示窗口。

2．卸载Office 2010

不需要Office 2010时，可以将其卸载。

1 单击【开始】按钮，在弹出的菜单中选择【控制面板】选项，打开【控制面板】窗口，单击【卸载程序】选项。

2 弹出【程序和功能】对话框，选择【Microsoft Office Professional Plus 2010】选项，单击【卸载】按钮。

3 弹出【Microsoft Office Professional Plus 2010】对话框，并显示【安装】提示框，提示“确定要从计算机上删除Microsoft Office Professional Plus 2010? ”，单击【是(Y)】按钮，即可开始卸载Office 2010。

1.2.3 其他组件的添加与删除

安装Office 2010后，如果需要使用安装时没有安装的其他组件，可以添加组件，安装后不需要使用的组件可以将其删除。

1．添加组件

添加组件的具体操作步骤如下。

1 重复“卸载Office 2010”小节步骤1，弹出【程序和功能】对话框，选择【Microsoft Office Professional Plus 2010】选项，单击【更改】按钮。

2 在弹出的【Microsoft Office Professional Plus 2010】对话框中单击选中【添加或删除功能】单选项，单击【继续】按钮。

3 单击需要添加组件前的按钮，在弹出的下拉列表中选择【从本机运行】选项，单击【继续】按钮，即可开始安装，并显示配置进度。安装完成，单击【关闭】按钮。

提示下拉列表中4个选项的含义如下。

【从本机运行】：用户选中的组件将被安装到当前计算机内。

【从本机运行全部程序】：除了用户选中的组件，服务器扩展管理表单也会被安装到计算机内。【首次运行时安装】：选中的组件将在第一次使用时，才会被安装到计算机内。

【不可用】：不安装或者删除组件。

2．删除组件

在弹出如下图所示对话框时，单击需要删除组件前的按钮，在弹出的下拉列表中选择【不可用】选项，单击【继续】按钮，即可开始删除组件，并显示配置进度。删除完成，单击【关闭】按钮。

1.3 软件版本的兼容

本节视频教学录像：6分钟

Office系列软件不同版本之间，可以相互转换格式，也可以打开其他版本的文件。

1.3.1 打开其他版本的Office文件

Office的版本由2003更新到2010，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开进行文档编辑。

1.Office 2010打开Office 2003文档

使用Office 2010可以直接打开2003格式的文件。

将2003格式的文件在Word 2010文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样。

2.Office 2003打开Office 2010文档

使用Word 2003也可以打开Word 2010创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。

1 使用Word 2010打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传．docx”，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项。

2 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开。

1.3.2 另存为其他格式

使用Office 2010创建好文档后，有时为了工作的需要，需要把该文档保存为其他格式，除了另存为2003版本格式外，还可以转换为PDF、XML和网页等格式。

1．将Word文档转换为PDF格式

1 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品介绍．docx”文档，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧的列表选择【另存为】选项，在右侧【计算机】选项下单击【浏览】按钮，弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【PDF】选项，然后单击【保存】按钮。

2 转换完成之后，就可以打开该PDF文件。

2．将Word文档转换为网页格式

1 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品介绍．docx”文档，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧的列表选择【另存为】选项，在右侧【计算机】选项下单击【浏览】按钮，弹出【另存为】对话框。在【保存类型】下拉列表中选择【网页】选项，然后单击【保存】按钮。

2 转换完成之后，在Word 2010标题栏即可看到文件的后缀名为“.htm”，如下图所示。

提示转换为其他格式的方法与上述相同，只需在【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择相应的格式类型，然后单击【保存】按钮即可。

1.4 综合实战—Office 2010的帮助系统

本节视频教学录像：4分钟

Office 2010有非常强大的帮助系统，可以帮助用户解决应用中遇到的问题，是自学Office 2010的好帮手。Office.com是网络在线支持站点，从中可以获得Office的最新信息，搜索本地帮助无法解决的问题，还可以参加在线培训课程。总的来说，Office 2010的帮助系统分为脱机帮助系统和联机帮助系统。以Word 2010为例进行介绍。

1．脱机帮助

合理地利用帮助系统，可以极大地方便用户的日常操作。

1 单击文档右上角的【帮助】按钮或按【F1】键，弹出【Word帮助】对话框，单击【Word帮助】右侧的【脱机】按钮，在弹出的下拉列表中选择【仅显示来自此计算机的内容】选项，即为脱机帮助。