2.1 输入各种类型数据

创建表格后需要输入任意类型的数据，如文本型数据、数值型数据、日期型数据、时间型数据以及特殊符号等。不同类型数据的输入，其操作要点各不相同。

2.1.1 输入文本内容

关键点：设置数据为文本格式

操作要点：“开始”→“数字”→“文本”

应用场景：数字作为数值前面的0会被省略掉，或一串数字无法正确显示，这时需将其设置为文本格式

1．直接输入文本数据

打开工作表，输入文字与数字时，其默认格式都为“常规”，如图2-1所示输入的这些数据都是“常规”格式，并且也是文本数据。

图2-1

知识扩展

区分文本数据与数值数据有一个最简易的办法，输入文本后会自动左对齐，输入数值后自动右对齐。

2．将数据显示为文本格式

如果让输入的数字显示为“文本”格式，例如，在“序号”列中想显示的序号为001、002……，如图2-2所示，如果直接输入，前面的0将自动省略，如图2-3所示，此时需要首先设置单元格的格式为“文本”然后再输入序号。

专家提醒

在这种情况下一定要遵循“先设置格式再输入”的原则。如果先输入以0开头的编号再去设置单元格的格式也无法恢复数字前面的0。

①选中要输入“序号”的单元格区域，切换到“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”设置框右侧下拉按钮，在下拉列表中选择“文本”选项，如图2-4所示。

图2-4

②再输入以0开头的编号即可正确显示，如图2-5所示。

图2-5

专家提醒

如果输入文字、字母等内容，默认作为文本来处理，无需特意设置单元格的格式为“文本”。但有些情况必须设置单元格的格式为“文本”格式，例如，输入以0开头的编号、一串数字表示的产品编码、身份证号码等，如果不设置单元格的格式为“文本”，数据将无法正确显示。

练一练

输入完整的身份证编号

输入身份证编号，让它完整显示18位编码，而不是显示为科学计算的形式，如图2-6所示。

图2-6

2.1.2 输入数值

关键点：1．统一显示两位小数

2．数字显示为货币样式

3．转换为百分比数值

操作要点：“开始”→“数字”→→“设置单元格格式”对话框

应用场景：根据实际需要将数字设置为特定位数的小数、以货币值显示、显示百分比值等1．输入指定小数位数的数值

当输入数值包含小数位时，输入几位小数，单元格中就显示出几位小数，如果希望所有输入的数值都包含指定小数位数（如2位，不足2位的用0补齐），可以按如下方法设置。

①选中要输入包含2位小数数值的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”设置框右侧下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“数字”选项，如图2-7所示。

图2-7

②执行上述操作后，在设置了格式的单元格中输入数值时会自动显示为两位小数，如图2-8所示。

图2-8

③如果想对小数位进行增减，则可以在“数字”组中单击按钮增加小数位，或单击按钮减少小数位，如图2-9所示。

图2-9

知识扩展

“数字格式”设置框下拉列表中还有“货币”“会计专用”“百分比”等选项，这些格式默认包含两位小数，根据工作需求，可以通过和按钮增减小数位。2．输入货币数值

要让输入的数据显示为货币格式，可以按如下方法操作。

①打开工作表，选中想显示为货币格式的数据区域，切换到“开始”选项卡，在“数字”组中单击按钮，如图2-10所示，弹出“设置单元格格式”对话框。

图2-10

②在“分类”列表中选择“货币”选项，并设置小数位数，选择货币符号的样式，如图2-11所示。

图2-11

③单击“确定”按钮，则选中的单元格区域的数值格式更改为货币格式，如图2-12所示。

图2-12

3．输入百分比数值

百分比数据可以通过在数据后添加百分比符号的方式来直接输入，但如果大量的数据需要采用百分比的形式表达（如求取利润率），则可以按如下方法来实现。

①选中要输入百分比数值的单元格区域或选中已经存在数据且希望其显示为百分比格式的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击按钮，如图2-13所示，打开“设置单元格格式”对话框。

图2-13

②在“分类”列表中选择“百分比”选项，然后根据实际需要设置小数的位数，如图2-14所示。

图2-14

③单击“确定”按钮，可以看到选中的单元格区域中的数据显示为百分比值且包含3位小数，如图2-15所示。

图2-15

知识扩展

与货币格式类似的还有会计专用格式。二者有细微区别：

●币种符号位置不同，货币格式的货币符号与数据是连在一起靠右的，会计专用格式的货种符号是靠左显示，数字靠右显示的。

●会计专用格式不能特殊设置负数的显示样式。

练一练

设置金额的货币格式

让数据显示货币格式并且负数用红色括号表示，如图2-16所示。

图2-16

2.1.3 日期与时间数据输入

关键点：1．输入不同格式的日期

2．输入不同格式的时间

操作要点：“开始”→“数字”→→“设置单元格格式”对话框

应用场景：在单元格中输入日期和时间时，需要借助符号将数字相连接，或是将已输入的时间或日期转化成其他格式。为避免麻烦，可设置指定格式

1．输入日期

日期型数据可以通过数字与“-”相间的方法（如2018-4-2）或者数字与“/”相间（如2018/4/2）的方法来直接输入，但如果需要对单元格区域中输入的默认时间格式进行设置（如将时间以英文日期格式显示出来），则可以按如下方法来实现。

①选中需要输入日期数值的单元格区域或选中已经存在数据的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击按钮，如图2-17所示，打开“设置单元格格式”对话框。

图2-17

②在“分类”列表中单击“日期”，然后可以根据实际需要设置日期格式为“14-Mar-12”，如图2-18所示。

图2-18

③单击“确定”按钮，则选中的单元格区域数值格式更改为指定日期格式，如图2-19所示。

图2-19

2．输入时间

在单元格中可以直接输入“1:30”样式的时间格式，但如果需要在单元格区域中以指定样式的时间格式（如00时30分28秒）显示出来，则可以按如下方法来实现。

①选中需要输入时间数值的单元格区域或选中已经存在数据的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击按钮，如图2-20所示，打开“设置单元格格式”对话框。

图2-20

②在“分类”列表中选择“时间”，然后可以根据实际需要设置时间样式为“13时30分55秒”，如图2-21所示。

图2-21

③单击“确定”按钮，可以看到选中的单元格区域中的数据显示为指定样式的时间格式，如图2-22所示。

图2-22

练一练

把日期转换为对应的星期数

在值班安排表中，除了显示出值班日期，还显示出值班日期对应的星期数，如图2-23所示。

图2-23

2.1.4 输入特殊符号

关键点：向表格中输入特殊符号

操作要点：“插入”→“符号”→“符号”对话框

应用场景：在特殊情况下需要在单元格中输入特殊符号，一方面起到特殊标注的作用，另一方面也能美化表格

1．通过“符号”对话框插入特殊符号

“符号”对话框中包含丰富的特殊符号，可以在此选择合适的符号进行插入。

①将光标定位到要插入特殊符号的电话号码前，在“插入”选项卡的“符号”组单击“符号”按钮，如图2-24所示，打开“符号”对话框。

图2-24

②在“字体”设置框中选择Wingdings，拖动右侧滑块找到需要添加的特殊符号并单击，如图2-25所示。

图2-25

③单击“插入”按钮，返回到工作表中，即可看到在电话号码前添加了特殊符号，全部添加后效果如图2-26所示。

图2-26

专家提醒

在插入多个特殊符号时，需要逐一进行插入，如果直接将插入的特殊符号复制到下一单元格中，则显示不出特殊符号样式。

2．通过输入法输入特殊符号

某些输入法包含特定符号的输入，当在计算机上安装了输入法之后，可以使用输入法自带的特殊符号，下面以搜狗输入法为例介绍。

①将光标定位到要插入特殊符号的电话号码前，右击搜狗输入法工具栏右侧的按钮，在弹出的快捷菜单中将鼠标指向“表情&符号”，在弹出的子菜单中选择“特殊符号”命令，如图2-27所示，打开“符号集成”对话框。

图2-27

②在“搜索”文本框中输入“电话”，单击按钮，如图2-28所示。

图2-28

③此时系统显示出“电话”特殊符号的搜索结果，单击需要添加的特殊符号，如图2-29所示，即可将特殊符号添加到单元格中。

图2-29

专家提醒

在插入特殊符号后，如果下次需要再次插入相同的符号，可以直接在“最近使用”标签中找到该特殊符号。

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