1.1 Word比你想象的重要得多

Word并不只是一个软件，它不但可以承载你的思想，还是你与他人“正式交流”的媒介。

1.1.1 Word是你“思想”的承载工具

在你的脑海中会出现一些想法，这些想法可以是一个创意、一篇日记，甚至是一本书，如果你不把它们记录下来，你可能就会忘记，也更谈不上分享给别人看，因为别人根本不可能读到你大脑里的想法。这时，你就需要有一个工具来承载这些想法，Word就是一个承载你“思想”的工具。

通过Word，你可以将虚无缥缈的“思想”变成可视化的“文字”，你可以直接编辑和整理这些文字，从而调整你“思想”的结构。与此同时，你还可以使用图片、表格、图表等手段来充实它，让这些“思想”更加完善。

1.1.2 Word是你与他人“正式交流”的媒介

Word除了可以给自己看之外，它还可以打印出来，或在网络中进行传播。它代表了你在某一时刻的“想法”，可能是“公司产品的推广方案”或是“项目合同”。

此时的Word已然成为你和他人进行“正式交流”的媒介。你和他人没有直接进行语言谈话，而是通过Word文档来表达自己的想法，但是每次交流都会留下“证据”—每次修改后的Word文档都会被单独保存下来，不容任何人抵赖。

比如在与第三方公司制定采购合同时，你会先拟定一个初步的合同，把你的想法全部写进其中，然后发给对方，对方在你的初步合同上进行修改，加入自己的想法。经过这样多次修改，双方一致同意后，再进行正式合同的签订。

又比如你是一名产品经理，你把公司产品的使用说明发给同事，经过多人的修改之后定稿，把它打印出来，放到产品的包装里供用户使用。

此时，你是否觉得你小瞧了Word，发现它在你的工作和生活中是那么重要！

1.1.3 每篇文档都要明确主题

假设你将一份写完的“年终汇报.doc”文档以邮件的形式发给经理，经理的第一反应并不是打开文件把文件上的文字全部看完，而是先会想“这是谁的年终汇报？我为什么要看这个文件？这个文件的主题是什么呢？”

如果将这篇文档的主题作为文件名，设定为“销售部2020年全年业绩汇报”，经理就可以一目了然地了解这个文档的主题了。

明确一个文档的主题，除了能够让别人一目了然地了解主题，也能让自己将来一目了然地了解主题。

也许你经常翻开自己以前的文档，然后思考“我当时为什么写这个文件？”这也就意味着，自己当时可以在大脑中很明确地知道这个文档的主题，而过了几个月甚至几年后，你就会把这个文档当作是一个新的文件来看待，那时需要你花费精力去重新解读文档，了解这个文档的主题。

如果在你还明确知道这个文档的主题时，就将主题作为文件名或者文档标题显示出来，那么就可以让自己将来花最少的精力去理解自己现在所写的东西了。