3.2　设置段落格式

对文档中的文本字体格式进行设置后，可以对其段落格式进行设置，使文档层次更加清晰。段落格式主要有对齐方式、缩进方式以及行距等。

本节将通过编排“人事部2015年工作计划1”文档为例，讲解设置段落格式的相关操作。

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【实例3.2】编排人事部2015年工作计划【人事】

由于张主管制作的“人事部2015年工作计划”文档，只是对文本的外观进行了简单的美化，但要使该文档成为一个专业的文档，还需要从整体上规范文档的排版，所以张主管还要对文档的段落格式进行设置，如图3-10所示。

3.2.1　设置段落对齐方式

为了让“人事部2015年工作计划1”文档的标题文本能更加规范，现在需要将标题文本的对齐方式设置为居中对齐，这样也显得比较美观。

其具体操作是：选择标题文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“居中”按钮，即可查看标题文本居中对齐后的效果，如图3-11所示。

相关链接　了解设置不同对齐方式的效果

段落的其他几种对齐方式也是比较常用的，下面分别对它们的特征和展示效果进行介绍，让用户更加清晰地知道在各种类型文档中如何选择合适的对齐方式。

◆左对齐：在“段落”组中单击“左对齐”按钮，段落将会靠左对齐，右侧不齐，如图3-12所示。

◆右对齐：在“段落”组中单击“右对齐”按钮，段落将会靠右对齐，左侧不齐，如图3-13所示。

◆两端对齐：文档的默认对齐方式为两端对齐，在“段落”组中单击“两端对齐”按钮，使段落除去末行的其他行文本左右两端同时对齐。

◆分散对齐：在“段落”组中单击“分散对齐”按钮，段落将会自动调整字符间距，使各行等宽显示，如图3-14所示。

3.2.2　设置段落缩进方式

由于“人事部2015年工作计划1”文档中的所有正文文本顶格排列，不仅不便于阅读，还影响了整个文档的美观，现在需要为每段文本的首行设置首行缩进效果，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　将文本插入点定位到第一段正文文本中，在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，如图3-15所示。

Step 02　在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，单击“特殊格式”列表框后的下拉按钮，选择“首行缩进”选项，如图3-16所示。

Step 03　将文本插入点定位到“人事”文本中，并在其上右击，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，如图3-17所示。

Step 04　在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，在“特殊格式”下拉列表框中选择“悬挂缩进”选项，在“缩进值”数值框中设置为“0.74厘米”，然后单击“确定”按钮，并以相同方法为其他段落设置段落缩进，如图3-18所示。

3.2.3　设置段落间距

段落与段落之间应该要有明显的间距，而张主管之前的文档都是按照默认的段落间距进行布局，段落之间的间距不够明显，现在需要加大段落之间的间距，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择标题文本内容，在“段落”组中，单击“行距和段落间距”下拉按钮，选择“1.5”选项，如图3-19所示。

Step 02　选择正文中的“人事”文本内容，在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，如图3-20所示。

Step 03　在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，设置段前和段后的值分别为“0.5行”和“0.2行”，然后单击“确定”按钮，如图3-21所示。

Step 04　返回文档中，以相同方法为其他文本设置段落间距，如图3-22所示。

3.2.4　设置段落大纲级别

为了使“人事部2015年工作计划1”文档的标题和正文更容易区分，需要将它们设置成不同的级别，那就需要对段落的大纲级别进行设置，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　单击“视图”选项卡，在“视图”组中单击“大纲视图”按钮，如图3-23所示。

Step 02　进入大纲视图状态中，选择一级标题文本，单击“大纲”列表框右侧的下拉按钮，选择“1级”选项，如图3-24所示。

Step 03　将文本插入点定位到二级标题“人事”文本中，单击“大纲”列表框右侧的下拉按钮，选择“2级”选项，如图3-25所示。

Step 04　以相同的方法设置所有的二级标题，在“关闭”组中单击“关闭大纲视图”按钮，如图3-26所示。

相关链接　选择合适的Word 2013视图方式

在Word 2013中，系统内置了5种视图模式，除了前面进行操作的大纲视图外，还有阅读视图、页面视图、Web版式视图和草稿视图。

在对文档中的文本内容进行编辑时，用户可以根据不同类型的办公文档选择合适的视图方式，从而提高办公效率，下面分别对这几种视图模式进行介绍。

◆页面视图：在启动Word 2013程序时，初次进入的工作界面就是页面视图，它最接近打印结果的视图，主要包括页眉与页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，在该视图中可以进行Word所有的编辑操作，如图3-27所示。

◆大纲视图：大纲视图主要用于设置标题文本在文档结构中的级别，从而可以方便的折叠和展开各种层级的文档。在“视图”选项卡的“视图”组中，单击“大纲视图”按钮可以快速切换到大纲视图中，如图3-28所示。

◆阅读视图：阅读视图是采用图书翻阅的模式显示文本，且文本内容分为两屏显示，它适用于浏览文档内容，而用户在“视图”选项卡的“视图”组中，单击“阅读视图”按钮可以快速切换到阅读视图中，如图3-29所示。

◆Web版式视图：Web版式视图是以网页的形式显示文档，主要用于发送电子邮件和创建网页，它与页面视图相似，但是不会显示页边距、页眉与页脚以及页码等，在“视图”组中单击“Web版式视图”按钮即可切换到Web版式视图，如图3-30所示。

◆草稿视图：草稿视图中取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等对象，只显示标题和正文，是最节省电脑资源的视图方式，如图3-31所示。