7.2　使用样式批量设置文本版式

样式是字符格式与段落格式特性的设置组合，为文档中的内容应用样式时，会将该样式中的所有格式应用，从而可快速为文档中的内容应用字符格式与段落格式。

本节以“招聘启事”文档设置样式为例，讲解使用样式批量设置文本版式的相关操作。

\素材\第7章\招聘启事.docx

\效果\第7章\招聘启事.docx

【实例7.2】编排招聘启事【人事】

在大学生毕业旺季，企业需要招聘大量毕业实习生和社会人才，针对这一目的，人事部小刘需制作一份“招聘启事”文档，由于文档中存在许多相同格式的内容，可以将文档中的这些内容格式设置为某一种样式，方便快速为文档其他内容应用指定字符样式和段落格式，如图7-13所示。

图7-13　聘用合同的部分效果展示

7.2.1　快速创建样式

小刘在制作招聘启事时，发现其中有许多相同格式的文本内容，若逐一对其进行设置，不仅效率非常低，设置的格式也可能会出错，此时他为这些相同格式的文本创建了样式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择标题文本“一、公司简介”，在“样式”组中单击“对话框启动器”按钮，如图7-14所示。

Step 02　在打开的“样式”窗格中单击“新建样式”按钮，如图7-15所示。打开“根据格式设置创建新样式”对话框。

图7-14　打开“样式”窗格

图7-15　新建样式

Step 03　在“名称”文本框中输入名称，设置字体格式为“黑体、四号、加粗”，单击“左对齐”按钮，如图7-16所示。

Step 04　在对话框左下角单击“格式”下拉按钮，选择“字体”命令，如图7-17所示。

图7-16　设置样式名称和字体格式

图7-17　打开“字体”对话框

Step 05　在打开的“字体”对话框的“西文字体”下拉列表中选择“Arial”选项，在“字形”列表框中选择“加粗”选项，如图7-18所示。

Step 06　返回“根据格式设置创建新样式”对话框中，单击“格式”下拉按钮，选择“段落”命令，如图7-19所示。

图7-18　设置西文字体和字形

图7-19　打开“段落”对话框

Step 07　在打开的“段落”对话框的“间距”栏中，设置段前和段后都为“0.5行”，单击“确定”按钮，如图7-20所示。

Step 08　返回“根据格式设置创建新样式”对话框中，单击“格式”下拉按钮，选择“快捷键”命令，如图7-21所示。

图7-20　设置段前和段后的行距

图7-21　打开“自定义键盘”对话框

Step 09　在打开的“自定义键盘”对话框中，将文本插入点定位在“请按新快捷键”文本框中，按【Ctrl+P】组合键快速输入快捷键，如图7-22所示。

Step 10　单击“将更改保存在”列表框后的下拉按钮，选择“招聘启事.docx”选项，如图7-23所示。

图7-22　设置快捷键

图7-23　设置保存位置

Step 11　在对话框左下角单击“指定”按钮，将输入的快捷键添加到“当期快捷键”列表框中，单击“关闭”按钮，如图7-24所示。

Step 12　返回“根据格式设置创建新样式”对话框中，单击“确定”按钮确认设置，如图7-25所示。

图7-24　指定快捷键

图7-25　确认创建样式

7.2.2　根据所选内容快速创建样式

由于招聘启事中的部分内容已经设置好了格式，小刘为了节省时间，直接使用已经设置好格式的文本创建了样式，并放置到快速样式库中，从而方便为其他文本应用该文本的格式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择一段正文文本，在“样式”组中单击“样式”下拉按钮，选择“创建样式”命令，如图7-26所示。

Step 02　在打开的“根据格式设置创建新样式”对话框中，输入新样式名称为“招聘正文”，单击“确定”按钮，如图7-27所示。

图7-26　创建新样式

图7-27　输入样式名称

Step 03　选择二级标题文本，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，输入样式名称，单击“确定”按钮，如图7-28所示。

Step 04　选择要点文本，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，输入样式名称，单击“确定”按钮，如图7-29所示。

图7-28　设置二级标题样式

图7-29　设置要点样式

Step 05　选择要点内容文本，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，输入样式名称，单击“确定”按钮，如图7-30所示。

图7-30　设置要点内容样式

提示：从快速样式库中删除样式

创建的新样式会自动被添加到快速样式库中，如果用户不再使用该样式，则可以将其删除，只需在快速样式库中右击相应的样式，在弹出的快捷菜单中选择“从样式库中删除”命令即可。

7.2.3　为其他文本应用创建的样式

样式创建完成后，小刘即可通过这些创建好的样式，快速为其他文本设置格式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择“二、招聘职位”标题文本，在“样式”组中单击“对话框启动器”按钮，如图7-31所示。

Step 02　在打开的“样式”窗格中选择“招聘小标题”样式，如图7-32所示。

图7-31　打开“样式”窗格

图7-32　选择样式

Step 03　选择“2.有机电子器件研发”标题文本，在“样式”窗格中选择“招聘二级标题”样式，如图7-33所示。

Step 04　选择要点标题文本，在“样式”窗格中选择“聘用要点”样式，如图7-34所示。

图7-33　设置二级标题样式

图7-34　设置要点标题样式

Step 05　选择要点内容文本，在“样式”窗格中选择“聘用要点内容”样式，如图7-35所示。

Step 06　以相同的方法，为其他段落文本应用样式，如图7-36所示。

图7-35　设置要点内容样式

图7-36　为其他段落应用样式

7.2.4　修改样式

小刘在为其他文本应用样式的过程中，发现其中的招聘小标题样式不符合要求，现在需要对其进行修改，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开“样式”窗格，单击“管理样式”按钮，如图7-37所示。

Step 02　在打开的“管理样式”对话框中选择“招聘小标题”选项，单击“修改”按钮，如图7-38所示。

图7-37　打开“管理样式”对话框

图7-38　打开“修改样式”对话框

Step 03　在打开的“修改样式”对话框中，设置文本字号为“小四”，然后单击“确定”按钮，如图7-39所示。

Step 04　返回“管理样式”对话框中，选择“招聘正文”选项，单击“修改”按钮，如图7-40所示。

图7-39　修改字号

图7-40　打开“修改样式”对话框

Step 05　返回“修改样式”对话框中，单击“格式”下拉按钮，选择“快捷键”命令，如图7-41所示。

Step 06　在打开的“自定义键盘”对话框中，设置快捷键，在“将更改保存在”下拉列表中选择“招聘启事.docx”选项，如图7-42所示。

图7-41　打开“自定义键盘”对话框

图7-42　设置快捷键

Step 07　在对话框左下角单击“指定”按钮，单击“关闭”按钮关闭对话框，如图7-43所示。

Step 08　返回“修改样式”对话框中，依次单击“确定”按钮，完成操作，如图7-44所示。

图7-43　指定快捷键

图7-44　完成操作

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