2.2.4　字段属性

设置字段属性可以定义数据的输入、处理、保存及显示方式。根据字段类型的不同，字段属性区显示不同的属性设置，如图2.26所示。

1.字段大小

字段大小属性用于限制输入到该字段的数据的长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，将无法输入。字段大小属性主要针对文本型、备注型、数字型、自动编号数据进行设置。

【例2.10】将“学生”表中学号字段的字段大小设置为10。

具体操作步骤如下：

（1）打开“学生”表并切换到设计视图。

（2）选择“学号”字段，在字段属性的字段大小文本框中输入10，如图2.27所示。

2.格式

格式属性用来设置数据的显示格式。数据类型不同，格式也不同。格式属性主要针对日期/时间、数字、货币型、是/否型数据进行设置。

【例2.11】将“学生”表中的入校时间字段设置为长日期。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“学生”表。

（2）选择“入校时间”字段，单击字段属性中的“格式”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“长日期”，如图2.28所示。

【例2.12】将“学生”表中的“团员否”字段改为Yes/No显示。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“学生”表。

（2）选择“团员否”字段，单击字段属性中的“查询”选项卡，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“文本框”，如图2.29所示。

（3）单击“常规”选项卡，单击“格式”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“是/否”选项，如图2.30所示。

【例2.13】设置“选课成绩”表成绩字段数据保留2位小数。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“选课成绩”表。

（2）选择“成绩”字段，单击字段属性中的“字段大小”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“单精度”。单击“格式”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“固定”选项，如图2.31所示。

【例2.14】设置“学生”表“入校时间”字段的格式为“××月××日××××年”的形式。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“学生”表。

（2）选择“入校时间”字段，单击字段属性中的“格式”文本框，在本文框中输入：mm\月dd\日yyyy\年，如图2.32所示。

3.输入掩码

输入掩码可以控制用户向表中输入数据的长度、内容以及格式。输入掩码由一些字符组成。对于文本、数字、日期/时间、货币等类型的数据均可以定义输入掩码。输入掩码所用字符及说明如表2.6所示。

【例2.15】设置“教师”表中“联系电话”在输入时自动显示010-，后八位为0～9的数字。

具体操作步骤如下：

（1）打开“教师表”并切换到设计视图。

（2）选择“联系电话”字段，在字段属性中单击“输入掩码”后的文本框，在文本框中输入："010-"00000000，如图2.33所示。

【例2.16】设置“教师”表中“教师编号”字段的输入掩码为只能输入8位数字或字母。

具体操作步骤如下：

（1）打开“教师”表并切换到设计视图。

（2）选择“教师编号”字段，在字段属性中单击“输入掩码”后的文本框，在文本框中输入：AAAAAAAA，如图2.34所示。

【例2.17】设置“教师”表中“联系电话”字段为************显示。

具体操作步骤如下：

（1）打开“教师”表并切换到设计视图。

（2）选择“联系电话”字段，在字段属性中单击“输入掩码”右侧的按钮，弹出“输入掩码向导”对话框，选择“密码”选项，单击“下一步”按钮完成，如图2.35所示。

4.标题

标题属性的内容可以在表中作为列的名称显示。标题中有内容时，表中列名称显示为标题内容。标题中没有内容时，表中列名称显示为字段名称。

【例2.18】将“学生”表中“学号”字段显示为“学生ID”。

具体操作步骤如下：

（1）打开“学生”表并切换到设计视图。

（2）选择“学号”字段，在字段属性中单击“标题”后的文本框，在文本框中输入：学生ID，如图2.36所示。

（3）保存并切换到数据表视图。

5.默认值

默认值属性中的内容为在向表中输入新数据之前，在表中就已经默认存在的内容。该属性非常有用，当需要输入大量重复数据时，可以将该重复数据设置为默认值。

【例2.19】将“学生”表中“民族”字段的默认值设置为“汉族”。

具体操作步骤如下：

（1）打开“学生”表并切换到设计视图。

（2）选择“民族”字段，在字段属性中单击“默认值”后的文本框，在文本框中输入："汉族"，如图2.37所示。

6.有效性规则

有效性规则用来对输入到表中的数据进行约束或限制，由各种条件表达式组成。有效性规则中只能具有一个条件表达式。

【例2.20】设置“选课成绩”表中的“成绩”字段的值为只能输入0～100之间的数据。

具体操作步骤如下：

（1）打开“选课成绩”表并切换到设计视图。

（2）选择“成绩”字段，在字段属性中单击“有效性规则”后的文本框，在文本框中输入：>=0 and<=100，如图2.38所示。

【例2.21】设置“学生”表中“性别”字段的值为只能输入“男”或“女”。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“学生”表。

（2）选择“性别”字段，在字段属性中单击“有效性规则”后的文本框，在文本框中输入："男"OR"女"，如图2.39所示。

7.有效性文本

当输入的数据违反了有效性规则，Access系统所给出的提示信息称为有效性文本。

【例2.22】设置“选课成绩”表中“成绩”字段的有效性文本为“请输入0到100之间的数据！！！”。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“选课成绩”表。

（2）选择“成绩”字段，在字段属性中单击“有效性文本”后的文本框，在文本框中输入：请输入0到100之间的数据！！！，如图2.40所示。

可以对有效性规则和有效性文本进行测试。在“选课成绩”表的“成绩”字段中输入数据120，按【Enter】键，屏幕上会出现图2.41所示的提示框。

8.必需

必需属性用来设置字段是否允许出现空值。该属性只有两个值可选，即“是”和“否”。

【例2.23】将“学生”表“姓名”字段的“必需”属性设置为“是”。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“学生”表。

（2）选择“姓名”字段，单击字段属性中的“必需”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“是”，如图2.42所示。

9.索引

索引是非常重要的属性，它可以根据主键的值来提高查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。在Access中，索引属性的选项有3个：“无”“有（无重复）”“有（有重复）”。“无”表示该字段不建立索引；“有（无重复）”表示该字段建立索引，且字段内容不能重复；“有（有重复）”表示该字段建立索引，且字段内容可以重复。

【例2.24】设置“教师”表中“姓名”字段的索引为“有（有重复）”。

具体操作步骤如下：

（1）以设计视图打开“教师”表。

（2）选择“姓名”字段，单击字段属性中的“索引”文本框，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“有（有重复）”，如图2.43所示。