1.2　会计信息系统的功能结构

一个会计信息系统的结构应当包括系统的硬件结构、软件结构和功能结构。会计信息系统的硬件结构和软件结构是根据系统的规模和企业的管理信息系统结构来确定的，如中小型企事业单位可以采用单机系统结构，大中型企事业单位则要采用局部网络结构，大型集团公司或跨国公司则要采用基于Internet平台的网络结构。本书我们从应用角度讨论了会计信息系统的功能结构，即会计信息系统是由哪些功能子系统和哪些功能模块组成的。

一个完整的会计信息系统应当由会计核算系统、财务管理系统和财务决策支持系统组成。它们分别满足业务操作层、管理控制层和计划决策层的用户要求。财务管理系统和财务决策支持系统涉及的因素较多，它们与企业管理信息系统的结构有密切关系，有不少单位正在研制和试用，本书着重讨论会计核算系统的功能结构。

在我国，会计核算系统已经有许多成熟的商品化财务软件，不同的行业会计核算系统的功能结构是有区别的，工业企业的会计信息系统的功能模块一般包括账务处理、报表处理、材料核算、工资核算、固定资产核算、往来核算、产品销售核算、成本核算、财务分析等模块，每个模块又有下级的功能模块，形成了一个完整的会计信息系统的功能模块体系。

1.2.1　会计信息系统的基本职能

1.2.1.1　财务子系统

财务子系统主要用于完成会计核算任务。会计核算是对已经发生经济业务的事后反映，主要包括以下几项内容：

（1）款项和有价证券的收付；

（2）财物的收发、增减和使用；

（3）债权、债务的发生和结算；

（4）资本、基金的增减；

（5）收支与成本费用的计算；

（6）财务成果的计算和处理以及其他会计事项等。

1.2.1.2　购销存子系统

购销存子系统主要用于生产单位的供应链管理。供应链管理是对物资采购、库存和产品销售等业务进行会计核算与实物管理。它是财务管理与物流管理的有机整合，是单位对物资进行现代管理的重要内容和手段，也是单位进行成本核算与管理的重要数据来源。会计信息系统只有运用财务软件提供的供应链管理模块，才能使企业做到经济采购、合理库存和扩大销售，从而优化现金流转，更好地管理营运资金，提高资金利用效率。

1.2.1.3　管理决策子系统

管理决策子系统主要用于完成会计管理和会计决策任务。会计管理是根据财经法规和财务管理的要求，来组织企业财务活动和处理财务关系；会计决策是对有多种发展可能性的经济活动，通过编制计划（预算）和量化分析来做出有利的选择。会计信息系统只有运用财务软件中的会计管理和量化分析来做出有利的选择。会计信息系统只有运用财务软件中的会计管理与决策模块，才能正确汇总和分析财务信息，适时取得和反馈管理信息，有效监督和评估企业经营活动，使企业的资金运动能够在可控制的情况下来循环和周转。

1.2.2　会计信息系统的数据传递

1.2.2.1　会计信息系统的数据传递类型

（1）单向发送数据。

单向发送数据是指只向其他子系统传递数据而不接收外系统发来的数据，如薪资管理系统和固定资产系统等。

（2）单向接收数据。

单向接收数据是指只接收其他子系统传递的数据而不向外部发送数据，如UFO报表系统等。

（3）双向传递数据。

双向传递数据是指既向其他子系统传递数据，又接收来自其他子系统的数据，如总账处理系统和存货核算系统等。

1.2.2.2　会计信息系统的数据传递关系

会计信息系统主要由总账系统模块、应收款管理模块、应付款管理模块、薪资管理模块、成本管理模块、固定资产模块、采购管理模块、存货核算模块、销售管理模块、库存管理模块、UFO报表模块构成。会计信息系统以总账系统模块为核心，其他模块与总账系统模块相互互动，进行数据的传递。具体的会计信息系统数据传递关系如图1-1所示。

1.2.3　会计信息系统模块

1.2.3.1　总账系统

总账系统是一个公司所有账务系统的核心，它好比是公司会计信息的中央处理器。总账系统提供了一个完整的财务管理核算及分析流程。它是所有子账户的信息存储器，反映了所有子账户的财务和现金活动。总账系统的主要作用是记录公司的财务活动，并生成财务报表和管理报表，以帮助公司内外人士进行决策。

（1）工资子系统与总账系统的关系：工资管理完成工资分摊以及费用规划（福利费、工会费、教育费）自动生成凭证传递到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（2）固定资产子系统与总账系统的关系：固定资产子系统完成增加、减少的卡片输入和折旧处理，自动生成凭证传递到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（3）应收账款子系统与总账系统的关系：应收账款子系统接收销售系统的发票，自动生成凭证传递到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（4）应付账款子系统与总账系统的关系：应付账款子系统接收采购系统的发票，自动生成凭证传递到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（5）存货子系统与总账系统的关系：存货子系统接收库存管理子系统的已审核的出、入库单，自动生成凭证传递到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（6）资金管理子系统与总账系统的关系：资金管理子系统完成企业对内外的收款和付款业务处理以及信息处理，自动生成凭证传到总账子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（7）成本子系统与总账系统的关系：成本子系统接收总账、工资、固定资产、库存管理、存货核算传递的数据，自动完成总成本和单位成本计算，自动生成凭证传递到总账子系统、存货以及库存管理子系统，在总账系统中完成审核、记账。

（8）总账子系统与UFO报表系统的关系：总账子系统向UFO报表子系统提供相关数据，自动生成财务系统所需的各种报表。

总账系统的应用流程如图1-2所示。

1.2.3.2　应收款管理

应收款管理系统通过销售发票、其他应收单、收款单等单据的业务处理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料、提供各种分析报表，对企业的应收类往来账款进行综合管理，以便合理地进行资金调配、提高资金利用效率。应收款系统的应用流程如图1-3所示。

1.2.3.3　应付款管理

企业通过对采购发票、其他应付单、付款单等单据的业务处理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料、提供各种分析报表，对企业的应付类往来账款进行综合管理，以便合理地进行资金调配、提高资金利用效率。应付款系统的应用流程如图1-4所示。

1.2.3.4　薪资管理

薪资管理系统进行薪资标准体系建立、工资核算、工资发放、工资费用分摊、工资统计、分析和个人所得税核算等。薪资管理与总账系统联合使用，可以将工资凭证传递到总账中；薪资管理与成本系统联合使用，可以为成本系统提供人员的费用。同时，薪资管理对于薪资的档案和调整过程可以进行及时、准确的反映。薪资管理系统的应用流程如图1-5所示。

1.2.3.5　UFO报表

UFO报表系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。UFO报表与其他系统的关系如图1-6所示。