1.5　会计信息系统的运行管理

1.5.1　建立内部控制制度

为保证会计信息系统的顺利运行，企业建立内部控制制度是必不可少的保障措施。企业建立内部控制制度的作用不仅可以帮助企业更好地保护企业财产的安全与完整，还可以提高数据的正确性、可靠性，以实现健全机构、明确分工、落实责任、严格的操作规程，充分发挥内部控制作用。建立内部控制制度的具体目标是：

（1）合法性，保证处理的经济业务及相关数据符合有关规章制度的规定；

（2）合理性，保证处理的经济业务及相关数据有利于提高经济效益与工作效率；

（3）适应性，适应管理需要、环境变化和例外业务；

（4）安全性，保证财产和数据的安全，具有严格的操作权限、保密功能、恢复功能和防止非法操作功能；

（5）正确性，保证输入、加工、输出数据准确无误；

（6）及时性，保证数据处理及时，为管理提供信息。

1.5.2　建立完善的管理制度

1.5.2.1　操作管理制度

（1）明确规范操作人员的权限。

通常由系统管理员为各类操作人设置使用权限。未经授权，一律不得上机；操作权限的分工要符合内部控制制度，系统开发人员、维护人员不得从事业务处理的操作工作；出纳人员不得同时具有不相容的操作权限。

（2）操作人员必须严格按照会计业务流程进行操作。

要确保已输入计算机的会计数据准确合法；已经输入的数据发生错误应根据不同情况进行留有痕迹的修改。操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码就会失去作用，给无关人员操作系统留下机会。

1.5.2.2　软、硬件管理制度

（1）硬件设备的维护管理。要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。在硬件维护工作中，小故障一般由本单位的信息化维护人员负责，较大的故障应及时与硬件生产商或销售厂家联系解决。

（2）系统软件的维护管理要检查系统文件的完整性，是否被非法删除和修改，保证系统软件的正常运行。

（3）会计软件的维护管理。会计软件的维护是会计软件系统维护的主要工作，包括操作维护与程序维护两方面。一方面，操作维护是日常维护工作，日常使用软件过程中发现的问题，系统维护员应尽早排除障碍，如不能排除，应即刻求助于软件开发公司的专职维护人员或本单位的软件开发人员；另一方面，程序维护软件的修改、版本升级等是由软件开发厂家负责的，单位的软件维护人员的主要任务是与软件开发销售单位进行联系，及时获得更新版会计软件。对于自行开发软件的单位，程序维护则包括正确性维护、适应性维护和完善性维护等内容。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时，为适应变化了的工作而进行的修改活动；完善性维护是为了完善软件功能而进行的软件修改活动。对正在使用的会计核算软件进行修改，对通用会计软件进行升级，要有一定的审批手续。在软件修改、升级过程中，要保证实际会计数据的连续性和安全性。

1.5.2.3　会计档案管理制度

会计信息化档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的纸介质，包括记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计信息系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计信息化档案具有不可见以及容易修改的特点。因此，单位必须加强对会计信息化档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。

做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要会计档案应准备双份，安全存放在两个不同的地点。采用磁性等介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。大中型单位应采用磁带、光盘等介质存储会计数据，尽量少用软盘。会计软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，如遇到会计软件升级、更换及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用期的会计资料一并归档。