第2讲 提升公文准确性

公文，是党和国家机关传递策令、沟通情况、推动公务活动开展的工具。公文的“资历”很老，早在殷商时代就有了公文。成于春秋战国时期的《尚书》，堪称一部国家文书汇编。公文乃“经国之大业，不朽之盛事”。文种即公文种类，用以概括表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围，决定着公文的结构、格式与语言。在公文中正确使用文种是一项重要的基础性工作。

经过千百年来的积淀，建立在白话基础上的公文语体已成熟，并被人们接受，庄重、凝练、周严、简洁、明晓等在总体上构成机关文稿的语体风格。

2012年印发《党政机关公文处理工作条例》规定的15种法定公文分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，非法定公文则包括计划、总结、简报、调查报告、规章制度等。

公文写作要用准确、精当的语言来反映客观事实。准确性的基础是真实，表明这个事物是客观的、真实的存在。写公文是一个求知、求证、求精的过程，选词、用词很严格，每个字都要力求准确、规范，需要“咬文嚼字”，甚至到了苛刻的地步。因此，必须在选词、用句上狠下功夫。

1956年3月，毛泽东在听取地方工业部工作汇报时说：“有什么办法使人听了不致忘记？讲存在的问题，要举事例”，“不举事例等于无用，别人不好懂。文件重要的是要使人懂”，“要有具体形象，有人物。没有具体形象，作品就没有生命”^[1]。1958年1月，毛泽东在《工作方法六十条（草案）》中论述“三性”时，指出：“准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有辞章问题。现在许多文件的缺点是：第一，概念不明确；第二，判断不恰当；第三，使用概念和判断进行推理的时候又缺乏逻辑性；第四，不讲究辞章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”^[2]

1954年4月28日，周恩来在日内瓦会议上的讲话中提到一个范例：“美国在亚洲的‘侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的外国军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁应该取消’。”^[3]这段话由于运用了排比的修辞手法，显得义正词严、气势磅礴，从措辞角度讲堪称典范。其中有三组意义相近的词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得很精确。如果相互交换一下位置，就不会这样准确、贴切、到位。公文的用词就应该做到这样炉火纯青的地步。

公文一定要准确，实实在在，通俗易懂，不能满篇空话。公文中的内容要与中央的精神相符合，引用的材料要准确，提出的问题解决措施要有力，用语要恰当、通顺。语句要完整，要符合事物的本质规定。否则就会令人费解、不知所云、贻误工作。例如，有一则公文标题为《××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通知》，从字面上理解，好像是公安局让市民去偷猎国家珍稀野生动物，但似乎又应该理解为公安局是要禁止市民去偷猎珍稀野生动物，令人费解。这显然是语句不完整，缺少了关键词“禁止”二字造成的。

要认真推敲，反复比较，格外注意同义词的细微区别、搭配习惯等，选取贴切的词语，如果把握不准，就有可能使表达不够准确。西方有位作家说：要表明一个事物，只有一个名词是最准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是最准确的；要说明一个动作，只有一个动词是最准确的。写作的主要工作之一，就是找到这个最准确的名词、形容词、动词，力避似是而非、模棱两可、含糊其词。为了做到准确，一定要有古人“吟安一个字，捻断数茎须”“为求一字稳，耐得半宵寒”的精神，力求词不虚设、表意准确。

公文写作，包括概念、判断、推理的运用，必须合乎逻辑，以保证公文内容的准确表达。词语是逻辑思维的最基本的单位，是进行判断、推理的基础，因而用词一定要恰当，这样才能准确地认识和区别形形色色的万事万物，才能议论准确和说理妥帖。如果用词不当，概念不准，就会直接影响公文的正确性。

要注意辨析表面上看起来差别不明显的文种，如公告、通告、通知等。笔者发现，在某个城市，公告滥用现象横生，如某公路旁广告牌写着“国美新年降价公告”，某大型图书馆里有“图书馆公告”。公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内，而且公告的题材必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，所以，上述情形下绝对不能用公告这一文种，只能用通告。

公文的准确性还表现为必须遵守文法。必要的主语、谓语、宾语必须完备无误，否则，就会导致句意不明。如《××中学关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法》，谓语“搞活”与宾语“有关政策”就搭配不当。如“在他们的努力下，使问题得到解决”，前句、后句都无主语，应改成“在他们的努力下，问题得到解决”。如“我们要时刻做好模范表率作用”，动宾不搭配。“做好”不能搭配“作用”，应改为“起到”。

起草公文中，常出现用字不准确的现象。如“制定干部下基层劳动的计划”，“制定”应改为“制订”。虽然它们都有创制的含义，但比较而言，“制定”强调“确定下来成为定案”，使用的对象大、范围广，如制定法律、法规、章程。“制订”则侧重创制拟定的行为过程，如制订措施、计划等。制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。用字要防错、数字要精确，以保证机关公文不出现错漏现象。

事实表述要准确，要求对有关事件或情况的叙述，必须从实际出发，实事求是。这与文学作品的写作是有区别的。公文反映的是公务活动中的客观事实，它涉及的人物、事件、时间、地点等必须绝对准确，任何一个细节都不允许失真，否则就会给我们的工作带来不可想象的损失。

思想观点是文稿的灵魂和统帅。因此，要检查公文的思想内容是否符合党和国家的路线方针政策以及上级机关的指示精神，所要说明和解决的问题是否清楚，是否切合本单位、本部门的实际，要反复推敲，精心审核。还要特别注意文稿本身的观点应始终如一，不能自相矛盾。