1.3.2 管理自己的时间

管理者应该善用时间管理工具，合理支配和使用自己的时间。常见的时间管理工具有“四象限法”“二八法则”“ABC时间管理法”等。

1.四象限法

四象限法即四象限原理，就是把工作根据重要和紧急这两方面的程度进行划分，基本上可以把工作分为四个象限：紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要，如图1-2所示。

公司管理者处理工作的顺序为：首先做既紧急又重要的事情，其次是对重要但不紧急的事情制订工作计划，再次是可以将紧急但不重要的事情交由下属解决，最后是尽量少做或者不做既不紧急也不重要的事情。

在时间管理方面依从四象限法处理工作，能使工作重点突出、主次分明、井然有序。需要注意的是，四象限法的核心在于让人们将焦点放在重要但不紧急的事项上，原因在于，管理者如果总是有紧急又重要的事情要做，则说明在时间管理方面存在问题。管理者如果通过制订计划，尽可能地把较多的时间花在重要但不紧急的事情上，则能减少紧急又重要事项的工作量。

公司管理者应该如何应用四象限法呢？首先，将自己在一定时间段内待办的事情列一份清单；其次，绘制四象限草图，根据每件待办事情的紧迫性和重要程度，将其填入相应的四象限中；最后，根据待办事情所在的不同象限，确定它们完成的先后顺序。

为了避免被紧急又重要的事情打个措手不及，公司管理者可以制作一张“时间记录表”（见表1-1）。在填写时间记录表时，管理者需要做到以下几步。

第一步，明确一个时间段，如一天、一个星期、一个月等；第二步，列出相应的时间段内需要完成的全部事情；第三步，估计完成每件事情需要花费的时间；第四步，根据事情完成的先后顺序，确定它们的优先等级。

除了制定时间记录表外，还建议管理者将每天要处理的事情列成一张清单，即“每日事项清单”（见表1-2）。以一个工作日为例，首先，管理者分析这个工作日内的工作内容，列出该工作日内待办的事情；其次，用四象限法分析出所有待办事情的优先顺序；再次，估计并写下预计完成待办事情所需的时长，完成每件事情后记录做该事情实际所用时长，并算出实际所用时长和计划用时长的差距；最后，分析在时间方面产生差距的原因，并制定改进措施。

管理者在每周工作日的最后一天，通过梳理、归纳每日事项清单中的事项执行情况，审视当周的时间管理情况，并汇总成“时间管理审查表”（见表1-3）。管理者根据时间管理审查表梳理、归纳出个人在一周工作日内完成的事情，并计算当周内完成某项事情的时长总和。接下来，审核当周完成该事情的实际时长与计划时长是否有差距，以及产生差距的原因。最后制定改进措施。

2.二八法则

二八法则也被称为关键少数法则、不平衡原则等。它指出：在个体活动中，20%的活动贡献80%的成果；在公司中，20%的重要客户贡献80%的销售额；20%的重要产品或服务能获得80%的利润；20%的重要任务产生80%的价值；等等。因此，管理者应该学会抓主要问题，避免将时间和精力花费在琐事上。

凡事都有轻重缓急之分，做事前先捋清事情的轻重缓急再分配时间，对于时间管理四象限法，20%的重要且紧急的事情，常常需要用80%的时间来完成，而80%不重要或不紧急的事情，用20%的时间完成即可，这样可保证工作的高效、高产，杜绝碌碌无为。例如，尽量避免召开形式主义的会议，取而代之的是召开由几个相关部门及人员参加的解决实际问题的会议。管理者可以先列出需要完成的各类事情，然后按其重要性进行工作价值分类，最后根据工作价值高低分配时间和精力，制定“二八法则时间管理表”（见表1-4）。需要指出的是，管理者还要了解自己每天精力较充沛的时间段，在这个时间段完成较重要的事。

3.ABC时间管理法

ABC时间管理法旨在提高时间的利用率，建议每个人都要确定不同阶段自己要达成的目标，并将自己各阶段的目标分为A、B、C三个等级。A级为最重要且必须完成的目标，B级为较重要且很想完成的目标，C级为不太重要且可以暂时搁置的目标。

在公司中，管理者也可以按照这种方法，将需要处理的事情分成这三个等级，制定“ABC时间管理分级清单”（见表1-5）。A级事情为必须做的，与实现既定目标相关的关键事务。A级事情完成后会产生显著的效果，如果没有完成，则可能造成严重的后果。B级事情为应该做的，具有中等价值的事情，有助于提高个人或公司业绩，但不是关键性的。对于B级事情可以进行合并处理、简化处理或适度授权处理。C级事情是指可以做，但价值较低的一类事情，C级事情可以延后处理，且不会造成严重后果。